Il Verbale assemblea Condominiale

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Il Verbale assemblea Condominiale: Un Pilastro di Trasparenza e Legalità

Il verbale dell’assemblea condominiale non è solo un semplice documento: esso rappresenta la memoria scritta delle decisioni, dei dibattiti e degli accordi raggiunti nel corso della riunione dei condomini. La sua redazione, compito fondamentale dell’amministratore di condominio, richiede precisione e tempestività, garantendo una comunicazione chiara e trasparente a tutti i residenti, inclusi coloro che non hanno potuto partecipare all’incontro.

La Redazione del Verbale: Un’Esercizio di Sintesi e Precisione

La scrittura del verbale dell’assemblea condominiale è un passaggio cruciale disciplinato dall’art. 2375 del Codice Civile. Inoltre, l’articolo 1136 del Codice Civile stabilisce l’obbligo di redigere il verbale, con la possibilità scriverlo successivamente anche in formato digitale. Tuttavia, la legge non fornisce dettagli specifici sulla struttura del verbale, rendendo la sua stesura un esercizio di sintesi che richiede abilità e attenzione.

In assenza di direttive precise, chi si occupa della redazione – generalmente il segretario o il presidente dell’assemblea – deve sintetizzare con cura le discussioni e le decisioni emerse durante l’assemblea, garantendo che il documento risulti chiaro e comprensibile. Questo processo richiede una narrazione equilibrata degli eventi, evitando omissioni o distorsioni che potrebbero generare controversie future.

Elementi Fondamentali del Verbale

La redazione del verbale richiede una narrazione equilibrata degli eventi, evitando omissioni o distorsioni che potrebbero generare controversie. È essenziale riportare le informazioni fondamentali per

Identificare i partecipanti: Nome dei presenti e dei loro delegati, assieme ai millesimi di proprietà rappresentati.
Descrivere le decisioni prese: Indicando chi ha votato a favore, contro o si è astenuto.
Un verbale ideale dovrebbe includere:

La tipologia e la convocazione dell’assemblea.
Data, ora e luogo dell’incontro.
Ordine del giorno e dettagli sulla costituzione dell’assemblea.
Nomina del presidente e del segretario.
Presenze e calcolo dei valori millesimali.
Relazione dettagliata delle discussioni e dei voti.
Dichiarazione di scioglimento dell’assemblea.
Firme dell’amministratore, del presidente o del segretario.

Comunicazione del Verbale: Tempestività e Trasparenza

L’amministratore ha il compito di inviare il verbale ai condomini assenti, consentendo loro di impugnarlo entro 30 giorni dalla comunicazione. Sebbene la normativa non stabilisca tempistiche precise per l’invio, è consigliabile farlo nei giorni immediatamente successivi all’assemblea. Questo non solo assicura la trasparenza, ma facilita anche la possibilità di contestare eventuali decisioni.

Il verbale può essere inviato tramite raccomandata, assicurando la tracciabilità e la consegna ufficiale. In caso di mancata ricezione, la notifica è considerata effettuata dopo dieci giorni dall’avviso di giacenza.

Annullabilità del Verbale: Quando la Forma È Sostanza

L’omissione di elementi essenziali nel verbale può comportarne l’annullabilità. La mancanza di un verbale scritto rende l’assemblea inesistente, con conseguente nullità delle deliberazioni. Tuttavia, alcune omissioni, come la mancata firma del presidente, non ne pregiudicano necessariamente la validità se il documento include tutti gli altri elementi essenziali.

Per contestare la validità di un verbale, è possibile avviare una causa legale entro 30 giorni dalla sua comunicazione. L’onere della prova spetta al condomino che contesta il verbale, il quale deve dimostrare le incongruenze o le omissioni riportando testimonianze o altre prove a supporto.

Il Verbale Falso: Conseguenze e Rimedi

Il verbale dell’assemblea condominiale è una scrittura privata e, come tale, la sua validità probatoria è limitata alla conferma dell’origine delle informazioni da parte dei firmatari. In caso di falsità, non essendo un documento pubblico, non è necessario avviare un procedimento per querela di falso. Tuttavia, un condomino può contestarne la veridicità avviando una causa legale.

Il verbale assembleare: una questione di flessibilità
Il verbale di un’assemblea condominiale non deve necessariamente essere perfezionato entro la fine della riunione, il che implica che è del tutto lecito apportare “ragionevoli” modifiche successive. Questa possibilità di adattamento è sancita dall’articolo 1136 del codice civile.

Riferimenti normativi

Art. 1136 c.c.
Giurisprudenza: Tribunale di Vibo Valentia, Sez. VII, Sentenza n. 676 del 29/09/2021

La vicenda

Due condomini hanno impugnato una delibera condominiale adottata durante un’assemblea, chiedendone la nullità o annullabilità a causa di presunte irregolarità. Tra le contestazioni, spiccava la presenza di un doppio verbale non conforme alla delibera e la contestazione della verbalizzazione “postuma” della riunione assembleare. Il condominio, costituitosi in giudizio, ha contestato le affermazioni dei condomini, sostenendo la regolarità della delibera adottata.

La questione

È necessario che il verbale assembleare venga perfezionato entro la fine dell’assemblea?

La soluzione

Il Tribunale ha stabilito che il verbale impugnato non è annullabile, ma presenta solo irregolarità che non ne compromettono la validità. Il giudice ha chiarito che il verbale non deve necessariamente essere “chiuso” durante la riunione alla presenza dei condomini, ma può essere approvato e modificato successivamente. Non esistono divieti di legge che impongano l’approvazione del verbale durante l’assemblea. Così, è considerato normale che esista una bozza non firmata, circolata a un condomino, che si differenzi dal verbale definitivo, firmato da presidente e segretario e privo di errori materiali.

I condomini non sono riusciti a dimostrare la non corrispondenza tra la verbalizzazione e il reale svolgimento della seduta, e la loro domanda è stata respinta.

Riflessioni conclusive sul verbale d’assemblea

Il verbale di un’assemblea condominiale ha la natura di scrittura privata, e il valore probatorio del verbale, firmato da presidente e segretario, è limitato alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori, senza estendersi al contenuto della scrittura. Per contestare la veridicità di quanto risulta dal verbale, non è necessaria la querela di falso; si può invece ricorrere a qualsiasi mezzo di prova.

Nell’ambito della disciplina condominiale, non esiste una norma che prescriva la redazione del verbale contestualmente allo svolgimento dei lavori. L’articolo 1136, comma 7, c.c. afferma semplicemente che “delle deliberazioni dell’assemblea si redige processo verbale, da trascriversi in un registro tenuto dall’amministratore”.

Tuttavia, non è opportuno che il segretario si limiti a prendere appunti generici su un foglio per poi redigere il verbale giorni dopo, rischiando di omettere dettagli importanti. È preferibile redigere il verbale contestualmente, lasciando eventuali correzioni di errori materiali a un momento successivo. La giurisprudenza, inoltre, riconosce come legittima la registrazione audio dei lavori assembleari, anche se effettuata all’insaputa dei partecipanti. Questo non lede la privacy, poiché il contenuto è accessibile solo a chi partecipa o assiste.

In caso di discrepanze tra la verbalizzazione e il reale svolgimento della seduta, come l’omissione del soggetto che ha espresso un parere contrario, se l’errore è materiale, può essere corretto dal presidente o dal segretario anche dopo la conclusione dell’assemblea, poiché non esiste alcuna disposizione che imponga l’approvazione del verbale durante l’assemblea stessa. In alternativa, è possibile procedere con una delibera correttiva riguardante le parti di verbale ritenute difformi a causa di refusi o errori materiali.

Infine, è importante sottolineare che non è possibile verbalizzare dichiarazioni non pertinenti o allegare al verbale documenti contenenti osservazioni critiche non connesse agli argomenti all’ordine del giorno. Il verbale deve essere redatto anche quando l’assemblea non delibera, come stabilito dall’articolo 1130, n. 7), c.c., che prevede l’annotazione delle eventuali mancate costituzioni nel registro dei verbali delle assemblee.

Il verbale dell’assemblea condominiale è un documento di fondamentale importanza per la vita del condominio. La sua redazione accurata e la tempestiva comunicazione ai condomini assicurano la trasparenza delle decisioni prese e la possibilità di contestare eventuali irregolarità. Conoscere e rispettare le normative vigenti in materia è essenziale per garantire un’adeguata gestione condominiale e il rispetto dei diritti di tutti i residenti.